Çalışıyoruz, ama hiçbir şey hallolmuyor gibi…
Zamanı değil, hedeflerinizi yönetin!
“Zaman ne kadar hızlı geçiyor, değil mi?” Siz de bu cümleyi sık kullananlardan mısınız? Pazartesi günleri ofise gidersiniz, o hafta yapılacak ödemeler, gecikmiş tahsilatlar, takip edilecek teklifler, çalışanların sorunları vs. vs. önünüze yığılır. Zamanın nasıl geçtiğini anlamadan bir koşturmacaya başlarsınız, bir de bakarsınız Cuma günü gelmiş. Bu hafta ne kadar çok şey yaptım diye düşünürsünüz ama bir taraftan da hiçbir şey yapmamışsınız gibi gelir. Yani birşeyler halledilmiştir ama sanki geçici olarak, verimsiz bir şekilde, sanki gerçek bir ilerleme olmamıştır hayatınızda.
Baktığınızda geçen ay başında tamamlanmış olması gereken web siteniz aynen durmaktadır, katalog çalışmanız da aynı şekilde. Ya da bütçe gözden geçirme tarihinin üzerinde de birkaç hafta geçmiştir, siz daha elinizi sürememişsinizdir. Bir türlü vakit yaratamadınız değil mi? Halbuki her hafta başında niyetlendiniz, sonra bir anda hafta sonu geliverdi.
Hissettiğiniz verimsizlik duygusu, sadece rutin işlere odaklanmanızdan kaynaklanmaktadır. İlk paragrafta saydığım işlere tekrar bakın, hepsi de rutin, tekrar tekrar yapılan işler değil mi? Oysa ikinci paragrafta verdiğim örnekler ise stratejik işler. Rutin işler işletmenizin günlük operasyonunun devamını sağlar, ilerlemesini değil. Ödemeler bu hafta halletmekle bitmeyecek, gelecek hafta, gelecek ay yine olacak. Verilen teklifler de öyle. Umarım hep de böyle olur.
Ancak gerçekten ilerlemek için zihninizde ve günlük aktivitelerinizde stratejik işlere öncelik vermeniz gerekir. Hedeflerinize ancak böyle ulaşabilir, işletmenizde ve hayatınızda ilerlemeyi ancak böyle sağlayabilirsiniz.
Mart ayındaki makalemi okuyanlar hatırlayacaklar, hedeflere ulaşmak için 3 altın adımdan söz etmiştim (o makaleyi okumak isterseniz bana bir e-mail atmanız yeterli: subegum@ozgurkasifler.com). 3.adımda da yıllık hedeflerin aylık, haftalık ve hatta günlük hedeflere dönüştürülerek yakından takip edilmesi gerektiğini anlatmıştım. Bu konuyu biraz daha açmak istiyorum: Stratejik odaklanma nasıl yapılmalı? Hemen nasıl başlayabiliriz? Merak ediyor musunuz? İyi.. O zaman okumaya devam.
Diyelim ki şirketlere satış yapan bir firmasınız ve uzun vadeli hedefiniz 2 yıl içinde cironuzu 4 milyon YTL’ye çıkarmak. 2004 cironuz ise 1 milyon YTL ise, kaba bir hesapla 2005’te 2 milyon YTL ve 2006’da da 4 milyon YTL olarak, her yıl %100’lük bir artış gerekiyor demektir. Yine varsayalım ki, yıllık cironuzun %70’i A ürününüzden, %30’u B ürününüzden geliyor olsun. Bu sene 2 milyon YTL yapabilmek için aylık ortalama 170.000 YTL yapılmalı. Ocak-Mayıs 2005 arası ilk beş aylık cironuz 500.000 YTL de kaldıysa, kalan 7 ayda 1,5 milyon YTL ve aylık olarak da 215.000 YTL yapmanız gerekir. Oysa siz ilk beş ayda aylık 100.000 YTL yapmışsınız. Bu durumda bir ay içinde iki katına çıkamayacağınıza göre, ki bu imkansız bir beklenti olup üzerinize baskı yükler. İçten içe yapamayacağınızı bilirsiniz. Yapabileceğiniz yükseklikte bir hedef belirlemek daha iyi. Aynen yüksek atlamacıların yaptığı gibi, önce 2,20 m’yi atlarlar, sonra 2,30’u denerler, 2,50’yi değil.
Haziran için diyelim ki önce %10’luk bir artışı başarmak için ne yapmanız gerektiğine bakabilirsiniz. Yani ekstra 10.000 YTL satmak için ne yapmalısınız? Satışlarınızın çoğu A ürününüzden geldiğine göre, bu ürünle işe başlamayı seçebilirsiniz. O zaman Haziran’ın ilk haftasında ekstradan 50 firmanın aranmasını ve ziyaret edilmesini sağlamayı hedefleyebilirsiniz. Bu durumda Pazartesi günü yeni 50 firmalık listenin oluşturulmasıyla ve diğer günlerde de 15er firmanın aranmasına odaklanılabilir. Amacınız 110.000 YTL’lik satışları sürekli yapabilir hale gelmektir.
Diğer taraftan, yine varsayalım ki gecikmiş tahsilatlarınızın oranını 2005 sonu itibariyle %30’dan %20’ye çekmek istiyorsunuz. Gecikmiş tahsilatların sebeplerinden birinin sizin zamanında takip etmemeniz olduğunu görmüş olabilirsiniz. O zaman Haziran ayında tahsilatları takip etmek için bir sistem oluşturmayı hedefleyebilirsiniz. Böylece Haziran’ın ilk haftasını şu anki tahsilat faaliyetinizin basit bir analizini yapmaya, ikinci haftayı yapılacak düzeltmeleri belirlemeye, üç ve dördüncü haftaları da bu düzeltmeler sayesinde oluşan sistemi muhasebe departmanındaki çalışanlarınıza tanıtmaya ve ilk uygulamaları yapmalarını sağlamaya ayırabilirsiniz.
Peki ya rutin işler, dediğinizi duyar gibiyim. Onlar aksamasına göz yummak gerekiyor? Göreceksiniz ki siz gerçekten önemli olana odaklandığınızda, acil görünen bazı işler ya bekleyebiliyor, veyahut ta çok daha ustalıklı ve kısa sürede halledilebiliyor. Çünkü artık gerçekten fark yaratacak olana odaklandınız, ve her hafta için belirlediğiniz birkaç stratejik noktada yapacağınız ilerleme ve gelişmeler rutin işlerinizin de daha az vakit alıcı ve sağlıklı şekilde yürümesini sağlayacak. Tahsilat sistemini ele alın, tahsilatların muhasebe bölümünde daha sıkı takip edilmesini sağlarsanız, bazı tahsilatların fazla geciktiği için size gelmesini önleyebilirsiniz böylece vakit yaratmış olursunuz.
Bir başka yöntem, elinizdeki projeleri parçalara ayırmaktır. Katalog oluşturmadığınız için bazı satışları daha size gelmeden kaçırdığınıza inanıyorsanız, o zaman Haziran ayında bu katalogun sadece ilk 10 sayfasını halletmeyi hedefleyebilirsiniz. Bir düşünün, siz hep bir oturuşta kataloğun hepsini tamamlamayı istediniz, ama bu kadar geniş zaman ayıramadığınız için hiçbirşey yapmama sonucuna ulaştınız. Oysa yılbaşında her ay 10 sayfa yapayım deseydiniz şimdi bir kataloğunuz olacaktı. Haziran’a düşen 10.000 YTL’lik ekstra satış ta belki bu sayede kolaylaşacaktı.
Bir Çin atasözü şöyle diyor: 1000 kilometrelik bir yol ilk adımla başlar. Vurgulamak istediğim nokta şu ki, üzerinize yapamayacağınız yükler yüklemeyin. Büyük adımları küçük adımlara bölün, her bir adımı başardıkça bir sonrakini başarmada daha güvenli hissedeceksiniz.
Bununla bağlantılı bir diğer nokta da, aylık stratejik odaklanmanızın en önemli iki veya üç noktada, bunlara ait haftalık yapılacaklar listesinin de en fazla 7-8 maddede toplanmasıdır. Daha fazla hedef sizi hiçbirşey yapmama sonucuna götürecektir. Çünkü içinizin derinliklerinde bunların hepsini o sürede başarabileceğinize baştan inanmamış olacaksınız.
Son olarak, her haftanın sonunda bir 15 dakika ayırıp stratejik olarak başardıklarınızı işaretleyip, yeni haftanın listesini oluşturmayı unutmayınız. Elbette aynı kontrolü ay sonlarında da yapmanız önemlidir.
|
